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Las campañas tomando el nombre de Email Marketing se refiere a la posibilidad de envío masivo de correos con enlace para diligenciar un formulario que no requiere autenticación para llenarse y que puede generar un reporte PDF de evidencia al usuario.
Advertencia: consulte con su representante comercial si cuenta con este servicio, el estado de sus créditos disponibles o como adquirir créditos adicionales.
La ruta para acceder a las campañas es :
Tareas -> Contactos -> Campañas
Crear la campaña
- Selecccione el proyecto
- Seleccione el formulario a enviar
- En el menú campañas de clic en adicionar.
La campaña requerira:
1- Nombre: Nombre de la campaña
2- Asunto: El asunto del correo electrónico. Sólo texto estático.
3- Mensaje: Cuerpo del mensaje. Puede incluir las variables ${name} que reemplaza al nombre del contacto dinámicamente y ${url} que incluye el enlace personalizado. Estas variables son opcionales.
El texto del mensaje puede ir en HTML para enriquecer el mismo con formatos más sofisticados. Ejemplo:
<h1>Hola<spanstyle="color:red;">${name}</span></h1>
Aquí está el enlace<a href="${url}">clic aquí</a>
El siguiente paso es agregar la lista de correos a donde debe ser enviado el mensaje.
Agregar los destinatarios de los correos electrónicos
Los destinatarios o la lista de correos se agregan empleando una hoja de cálculo para ello sólo debe ir a Archivo – > Exportar Emails XLS y descargar la plantilla (la primera vez).
Los campos a registrar son:
- La columna email con la dirección de correo
- La columna name si es un contacto nuevo. Si se agrega para un contacto existente no se toma el valor.
Las columnas en fondo gris status, status_details, link no se diligencian. A partir de la columna F, puede incluir valores que se precargarán en los formularios. Puede incluir varias columnas. La única restricción es que no podrá usar preguntas con nombre email, name status, status_details o link porque están reservados.
El archivo de Excel podrá ser entonces importado con todos los contactos. Si quiere eliminar registros anteriores, podrá marcar “Borrar correos existentes sin enviar” que como su nombre lo indica sólo permite borrar correos que no se hayan enviado.
Una vez que se han enviado los correos electrónicos, el destinatario del correo electrónico no se puede modificar ni eliminar. Sin embargo, al importar los correos electrónicos, se proporciona una casilla de verificación para “Borrar correos electrónicos no enviados existentes”. Si se selecciona esta opción, los correos electrónicos no enviados se reemplazarán con los correos electrónicos en la hoja de cálculo. De esta manera, puede administrar su lista de destinatarios de correo electrónico en la hoja de cálculo hasta el momento en que envía los correos electrónicos.
Después de haber enviado correos electrónicos, aún puede agregar nuevos correos electrónicos a su campaña mediante la importación desde la hoja de cálculo. Se ignorarán las direcciones de correo electrónico a las que ya se les haya enviado un formulario.
La campaña presenta la estadística según el estado. Para poder lanzar la campaña deberá entonces hacer clic en “Enviar Correos”. “Reintentar” se usa cuando haya direcciones de correo donde el destinatario se haya desactivado y vuelto a activar o hayan presentado algún error y deberán reenviarse.
La siguiente campaña de ejemplo, tendría el resultado siguiente:
Puede ver el siguiente video con el detalle de cómo se realizó la campaña:
Nota: cada formulario enviado por correo solo podrán ser completados una vez.
Obtener los enlaces de los formularios
Es posible que desee un enlace a un formulario utilizando su propio servidor de correo electrónico o quizás en un mensaje SMS. Sin embargo, estos enlaces normalmente solo se generan cuando se presiona el botón “Enviar correos”. Para generar los enlaces de inmediato, presione el botón “Generar enlaces”.
Advertencia: Los enlaces caducarán después de 30 días, por lo que solo debe generarlos cuando esté listo para recopilar datos.
Una vez que se han generado los enlaces, puede verlos editando un correo individual o exportando todos los correos a una hoja de cálculo.
En resumen, una campaña es el envío a un número limitado de direcciones de correo de un formulario para ser diligenciado, el cual puede ser personalizado agregando el nombre y precargando algunos valores.
Notificaciones
Las campañas pueden enviar notificaciones por correo electrónico y compartir de vuelta el PDF asociado al remitente. Para ello vaya a Notificaciones y para correo electrónico seleccione: Remitente.
Vea el siguiente video con los detalles de precarga de datos y envío de notificaciones al remitente:
Los formularios empleados en los videos son:
Las campañas también cuentan con API que permiten su automatización y por ejemplo en vez de enviarse a través de correo electrónico, ser diligenciada desde un botón. Los detalles técnicos se encuentran disponibles en la sección 15. API en el articulo 11- API de campañas.
