¿Cómo creo un formulario?

Para crear un formulario siga los siguientes pasos:

  1. En inicio seleccione formularios
  2. Allí seleccione nuevo formulario
  3. Indique proyecto y nombre y de clic en crear.
  4. Arrastre a la sección de preguntas las preguntas que desea adicionar y realice las modificaciones de texto y apariencia que considere necesarias.
  5. Guarde el formulario
  6. Si quiere observar su funcionamiento en web de clic en Verificar.

Para más información diríjase a la sección 5. Diseño de formularios si es un usuario básico puede centrarse en el Editor web y si es un usuario desarrollador en la plantilla Excel.

¿Cómo creo un usuario?

Para crear un usuario siga los siguientes pasos:

  1. En inicio vaya a usuarios
  2. Seleccione Usuarios
  3. Clic en crear usuario
  4. Indique usuario, nombre, y contraseña si asi lo requiere o si el usuario estará en libertad de ingresarla enviar e-mail a nuevo usuario.
  5. Indique privilegios, roles, proyectos asociados y organización a la que pertenecerá.
  6. Clic en guardar

Para mayor información diríjase a la sección de Administración al artículo Usuarios y privilegios.

Para realizar este procedimiento debe contar con permisos de administrador, si no cuenta con estos permisos pongase en contacto con su administrador.

¿Cómo asignar formularios a usuarios?

Para asignarle a un usuario un formulario debe asignarle el proyecto en el que se encuentra el formulario. Para ello siga los siguientes pasos:

  1. En inicio de clic en Usuarios
  2. Clic en Usuarios
  3. Busque y seleccione el usuario al cual quiere asignar el proyecto.
  4. En proyectos busque y active el proyecto requerido.
  5. De clic en guardar.

Para mayor información consulte el artículo usuarios y privilegios.

Para realizar este procedimiento debe contar con permisos de administrador, si no cuenta con estos permisos pongase en contacto con su administrador.

¿Cómo ver los datos en el servidor?

Para ver los datos que se han subido al servidor siga los pasos a continuación:

  1. En inicio diríjase a análisis
  2. En el modulo de análisis seleccione el proyecto
  3. Una vez allí seleccione la opción tabla
  4. Seleccione el formulario
  5. Puede agregar varios filtros y opciones
  6. De clic en guardar

Para mayor información diríjase a la sección Módulo de análisis.

Tenga en cuenta que para acceder al módulo de análisis usted debe contar con los privilegios necesarios, si no cuenta con ellos consulte con su administrador.

¿Cómo configurar notificaciones?

Para configurar notificaciones realice los siguientes pasos:

  1. En inicio seleccione Tareas
  2. Seleccione notificaciones.
  3. Seleccione el proyecto
  4. De clic en adicionar
  5. Configure la notificación.
  6. De clic en guardar.

Para comprender a fondo cada opción de la configuración de la notificación diríjase a la sección de Notificaciones.

¿Cómo hacer un PDF personalizado?

Para la creación de PDF personalizados usted solo debe contar con el PDF que va a trabajar y una herramienta para la edición de formularios en PDF, en este caso KontrolID no se limita a ninguna herramienta particular del mercado, usted es libre de trabajar con la que más se acomode a sus necesidades bien sea libre o paga.

Luego simplemente coloque las preguntas de texto, entero, decimal, entre otras como campos de texto y las imágenes, firmas y ubicaciones como botones en el formulario, si coloca una imagen sobre un campo de texto lo que aparecerá será un enlace a la imagen.

Coloque como nombre del elemento el nombre de la pregunta. Tenga en cuenta que este tipo de PDF son de tipo estático, por lo que se limitan en tamaño a lo estrictamente definido. Finalmente, en su formulario vaya a Archivo->Ajustes y cargue este PDF en la sección de Plantilla del reporte predeterminada.

Para mayor información diríjase a la sección de PDFs al artículo Plantilla PDF personalizada.

¿Qué debo hacer si a un usuario no le llegan los correos de notificaciones? o ¿Cómo verificar el envio de correos?

Cuando un usuario reporta que no le llegan las notificaciones por correo o si quiere revisar el envio de correos lo primero que se debe hacer es revisar el estado del o los  contacto(s), para ello:

  1. En inicio de clic en Tareas
  2. Allí de clic en Contactos
  3. En la página de contactos revise que el estado del contacto sea Activo. Si el estado es Nuevo indica que aún no se le ha enviado una notificación a ese correo, si es Pendiente, quiere decir que pese a que se han enviado notificaciones estas solo llegarán al usuario cuando este acepte el envió de correos por parte de KontrolID, sin embargo, si el estado es Suscripción cancelada el usuario ha rechazado los correos por parte de KontrolID y estos no le llegarán hasta que reactive el email, lo anterior lo puede hacer desde la página app.kontrolid.com antes de ingresar.

Para mayor información sobre los contactos consulte el artículo Contactos.

Si el estado es correcto y aun así no le llegan correos consulte el módulo de monitoreo:

  1. En inicio de clic en análisis.
  2. En Análisis de clic en monitoreo
  3. En monitoreo seleccione como Fuente: Notificaciones
  4. Si conoce el proyecto y formulario seleccione.
  5. Seleccione mostrar últimos 200

Aparecerá el detalle de las notificaciones, el estado y la hora si la notificación fallo esto se verá reflejado en el estado y podrá reintentar el envio con el botón de reintentar que aparece al lado de la notificación. Para conocer más del módulo de monitoreo dirijase al artículo Módulo de monitoreo.

Si en ambas revisiones todo esta bien pero el usuario sigue sin recibir correos consulte con su proveedor de correo electrónico.

¿Cómo saber si un registro que no aparece en el módulo de análisis realmente fue enviado?

Cuando un usuario reporta haber enviado un registro, pero este no aparece en el módulo de análisis lo primero que puede hacer es solicitar una evidencia del envio,  para esto el usuario deberá ingresar al historial de KontrolID en el teléfono y confirmar que el formulario fue enviado, si el formulario si fue enviado vaya a  Análisis-> Monitoreo seleccione el proyecto, el formulario, como fuente datos enviados y mostrar los últimos 200 registros, y busque el registro solicitado para saber cual fue el error que impidió que subiera a la base de datos y corríjalo.

Si solo dice que no ha cargado solo hay un retraso en el servidor y luego de un tiempo el registro cargará, si ha esperado un tiempo prudente y aún no carga el registro reporte la situación.

Si tiene un error puede consultar el Repositorio de errores para conocer la posible solución.

¿Cómo agregar un serial y/o consecutivo a un formulario?

Para agregar un serial a un formulario puede hacerlo desde el editor web o desde la plantilla Excel, para la primera opción en el formulario seleccione la opción Archivo->Llaves-> Ninguno y en llave Única escriba serial(). Desde la plantilla Excel diríjase a la hoja settings  y en la columna key escriba  serial().

Si necesita que inicie en un número en particular indíquelo en los paréntesis, el conteo iniciará un número después del indicado. Por ejemplo, si escribe serial(4) el consecutivo iniciará en 5.

Para más información dirijase al artículo Política de llaves.

¿Cómo veo el recorrido de un usuario?

Para ver el recorrido de un usuario siga los siguientes pasos:

  1. En inicio de clic en análisis
  2. En análisis de clic en Rastreo
  3. Seleccione el usuario y las fechas para las que quiere ver el recorrido, el punto rojo corresponde a la ubicación exacta del usuario en esa fecha-hora.
  4. Mueva el slicer para ir hacer el seguimiento del usuario.
  5. Para más información consulte el artículo Rastreo.

¿Cómo genero un reporte en Excel?

Para generar un reporte en Excel siga los siguientes pasos:

  1. En Inicio de clic en análisis.
  2. En análisis de clic en Reportes
  3. En reportes seleccione el proyecto.
  4. De clic en Agregar reporte
  5. De un nombre al reporte
  6. En tipo seleccione Excel
  7. Seleccione el formulario para el que requiere el reporte
  8. Configure todo lo demás que considere necesario, filtros, tablas, coordenadas, etc.
  9. De clic en crear
  10. Una vez se haya creado el reporte para generarlo de clic en el botón con el nombre del reporte que aparece en la columna reporte o en la columna acción seleccione generar.

Para más información consulte el artículo Reportes.

¿Cómo descargo un PDF?

Para descargar un PDF siga los siguientes pasos:

  1. En inicio de clic en Análisis.
  2. Seleccione el proyecto al que pertenece el formulario del cual desea descargar el PDF.
  3. De clic en tabla
  4. En formulario seleccione el formulario para el cual desea descargar el PDF.
  5. Si desea agregue otros filtros para que sea más facil buscar el registro necesario.
  6. De clic en guardar.
  7. Busque el registro para el cúal desea descargar el PDF y de clic en las lineas al lado del registro.
  8. De clic en descargar Reporte PDF.

Para más información consulte el artículo Tablero del módulo de análisis, en particular la sección Acciones en el panel de tabla.

Tenga en cuenta que para poder descargar un PDF su usuario debe contar con los privilegios necesarios.

Tambien puede ver el siguiente video:

 

¿Cómo genero un PQR?

Para generar un PQR envie un correo a [email protected], con la mayor información posible de la situación que presenta.

Para reportar una falla debe enviar al menos la siguiente información:

  • Proyecto
  • Formulario
  • Descripción de la falla
  • Si es una falla general o la presenta un único usuario
  • Si la falla es en móvil, web o ambos.
  • Desde cuando se presenta la falla.

Adicionalmente, tenga en cuenta que soporte corresponde SOLO a la atención a fallas de la plataforma. Errores de diseño, solicitudes de información y solicitudes de ajustes no corresponden a soporte, por lo cual sus tiempos de atención no cumplen las mismas estipulaciones que los de soporte y están ligados a las directrices que de el área comercial.

¿Cómo coloco el nombre de instancia?

El nombre de instancia corresponde al nombre de la particularización de un registro y por lo tanto es también el nombre del pdf generado con el registro.

Puede incluirlo desde el editor web o desde la plantilla Excel:

Editor web

  1. En el formulario, de clic en Archivo
  2. En archivo de clic en Ajustes
  3. En ajustes en nombre de instancia coloque el nombre, puede incluir respuestas a preguntas con la sintaxis ${nombre_pregunta}.

Plantilla excel

En la hoja settings en la columna instance_name coloque el nombre que desea.

Para más información puede ver este video.

 

¿Por qué la pregunta de geolocalización no registra las coordenadas?

Para que el GPS y por tanto las preguntas de geolocalización funcionen correctamente es importante verificar en primera instancia que el GPS de su dispositivo móvil este encendido y adicionalmente haber otorgado a KontrolID permisos de ubicación, estos se debieron dar al instalar la aplicación, pero de no ser así puede hacerlo en su teléfono de la siguiente forma: Ajustes->Aplicaciones->KontrolID->Permisos y activa el permiso de ubicación.

Adicionalmente recuerde que el servicio de ubicación es satelital por lo que puede verse afectado por interferencia de ubicaciones al interior, edificios e incluso árboles, la cantidad de satélites disponibles se muestra en el dispositivo y los formularios tienen una toma de información y una automática, juntas se configuran para cada formulario.

Para más información dirijase a Errores frecuentes.

¿Donde se guardan los formularios en borrador realizados en la aplicación web?

Los formularios realizados en el aplicativo web de KontrolID se guardan en la caché del navegador. Dependiendo el navegador y el sistema operativo esto a su vez se guarda en una ruta especifica del computador. Sin embargo, los archivos se guardan de forma cifrada por lo que no es sencillo acceder a ellos.

Para más información puede ver el siguiente video:

Tambien puede dirigirse al artículo navegación en formularios web.

Verificación de integridad de un reporte PDF

Para verificar que un reporte PDF efectivamente sea de KontrolID y este no se haya alterado de ninguna forma. Puede hacerlo desde las propiedades del mismo. Para verificar que el archivo proviene de KontrolID este debe tener como parte del productor o (producer en inglés) la libreria iText, la cual es una de las librerias empleadas por KontrolID para crear dicho PDF.

De igual forma para verificar que no se haya alterado confirme que la fecha de Crecación y Modificación sea la misma, esta última puede variar uno o dos segundos máximo.

Puede ver el siguiente video para profundizar: