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Las organizaciones son una de las herramientas que puede utilizar para estructurar sus formularios. Los formularios se recopilan en proyectos y luego los proyectos se recopilan en organizaciones. Los administradores pueden determinar los enumeradores o analistas que tienen acceso a un proyecto y los formularios que contiene. Pero, ¿qué sucede si desea tener áreas de trabajo separadas donde los administradores de un área no pueden acceder y administrar la segunda área? Aquí es donde entran las organizaciones.
Las “Organizaciones personales” permiten que los administradores utilicen esta función. Un administrador que crea una organización puede controlar quién tiene acceso a ella. Ningún otro usuario puede asumir la responsabilidad de darse acceso a sí mismo, con la excepción del superadministrador de KontrolID.
Cada organización está aislada de las demás, por lo que un usuario no puede moverse a una organización diferente a menos que sea invitado por un administrador de la organización o el administrador que creó la organización. Estas características permiten que las organizaciones se utilicen para administrar formularios por razones de seguridad y para simplificar las cosas. Un usuario solo debe ver los formularios en los que está trabajando actualmente.
Los usuarios pueden ser miembros de varias organizaciones, aunque solo pueden estar activos en una organización a la vez. Un usuario puede pertenecer a diferentes grupos de seguridad en cada organización a la que pertenece. Entonces, un usuario que en una organización podría ser un administrador, en otra puede ser un enumerador.
Nota: Si bien las Organizaciones personales pueden ser atractivas para dar orden a su trabajo, al igual que los roles debe tener mucha precaución y sólo en casos necesarios implementarlas realmente, ya que pueden requerir una mayor complejidad administrativa o generar situaciones inesperadas donde espera tener acceso a cierta información, pero está en otra organización y tendrá que duplicarla, etc.
Creación de organizaciones personales
Como administrador, en inicio seleccione usuarios. Luego haga clic en la pestaña de organizaciones. Haga clic en el botón “Crear Organización”.
Debe darle un nombre a la organización y, si lo desea, puede configurar algunas opciones para ello. Aunque, normalmente las opciones predeterminadas están bien.
Tenga en cuenta que, como administrador, solo verá sus organizaciones personales en esta pestaña.
Por el momento se dará acceso a todas las opciones siguientes, sin embargo éstas podrán limitarse según el tipo de negociación que haya contratado.
Dar acceso a otros usuarios a su organización
Haga clic en la pestaña de usuarios y luego edite los usuarios a los que permitirá o no el acceso a su nueva organización.
NOTA: Para realizar estos procedimientos usted debe contar con privilegios de administrador.
Cambiar a otra organización
Los usuarios pueden cambiar de organización seleccionando su perfil. (El ícono en la parte superior derecha de cada página que se parece a la cabeza y los hombros de una persona).
Se hace clic en el menú desplegable de la organización y se selecciona la que quiere ver. Luego presione guardar. La página se actualizará y se encontrará en la nueva organización.
Nota: El dato Empresa NO es editable y corresponde a un nivel superior definido desde KontrolID.
