Gestión de Formularios

Contenido

Para acceder a la página de gestión de formularios en el menú de inicio seleccione la opción Formularios.

Crear un formulario

Para crear un formulario puede hacerlo desde el Editor web o empleando la Plantilla excel xls. Consulte los articulos de cada uno para comprender a fondo el proceso.

Reemplazar un formulario

Esta acción solo aplica a formularios que este editando en la plantilla Excel xls. Una vez que haya realizado y guardado los cambios en el Excel puede reemplazar el formulario existente dando clic en el botón de reemplazar que se encuentra al lado del nombre del formulario y seleccionando el nuevo formulario a subir.

La ventaja de reemplazar un formulario es que los datos que ya haya recopilado no se ven afectados. Por lo tanto, utilice siempre reemplazar si esta editando formularios que actualmente esten en uso.

Nota: Al reemplazar un formulario es posible que tenga en una misma tabla datos de versiones distintas y por lo tanto posiblemente impactos distintos en el análisis, sin embargo, al descargar los datos la versión del formulario queda registrada para que usted pueda tener esto en cuenta y hacer los ajustes pertinentes.

Eliminar un formulario

Para eliminar uno o más formularios seleccione la casilla de verificación a la izquierda del nombre del formulario y luego de clic en en el botón Eliminar formularios.

Los formularios desapareceran de la lista y ya no se podrá acceder a los resultados o enviar nuevos resultados. Sin embargo, los formularios eliminados se pueden recuperar para tener nuevamente acceso a los datos o enviar nuevos resultados.

Advertencia: tenga en cuenta que al eliminar un formulario se eliminan también las plantillas PDF asociadas.

Recuperar formularios

Los formularios eliminados se pueden recuperar solo si estos no se han borrado aún. Tendrá entonces acceso nuevamente a los datos y también podrá subir nuevamente información.

Advertencia: Los formularios eliminados se borran automáticamente después de 90 días. Despues de esto no podrá recuperar el formulario.

Para ver los formularios eliminados seleccione la opción mostrar formularios eliminados, los formularios eliminados se verán en rojo, junto con la fecha y hora de eliminación en UTC (Tiempo Universal coordinado).

Para recuperar el formulario seleccione la casilla de verificación al lado del nombre y presione el botón Recuperar formularios.

Borrar formularios

Los formularios se pueden borrar una vez se hayan eliminado. Esto evitará que se pueda acceder a datos de formularios ya eliminados. Sin embargo, tenga en cuenta que los formularios borrados no se pueden recuperar.

Para borrar formularios seleccione la opción mostrar formularios eliminados y luego seleccione el o los formulario(s) a borrar, finalmente de clic en el botón Borrar formularios. El formulario y sus datos serán borrados del servidor y ya no los podrá recuperar. Si el formulario contiene registros en el servidor el sistema le mostrará el número de registros y le pedirá confirmar el borrado.

Descarga del formulario

Para descargar el formulario o información del mismo, seleccione el botón de descarga al lado del nombre del formulario (flecha azul), en el cuadro de dialogo siguiente seleccione la opción que quiere descargar y luego de clic en el botón azul Descargar.

Opciones de descarga

Las opciones de descarga son las siguientes:

• Archivo XLS Form (Versión actual): Formulario en la plantilla Excel XLS, última versión existente.
• Formato XML: Formulario en su versión estándar XForm, puede ser útil si se necesita copiar el formulario a un sistema diferente que importa datos en este formato.
• Especificaciones del formulario: Descarga un pdf con especificaciones del formulario tales como nombres de las variables, texto de las preguntas y tipo de valor que guardarán estas variables.
• Plantilla PDF del reporte: La plantilla PDF con la que se están manejando los reportes PDF, si no se ha cargado una plantilla se descargará una versión en blanco del PDF nativo.

Desactivar un formulario

Desativar un formulario evitará cargar nuevos resultados al servidor, adicionalmente una vez los dispositivos con este formulario se actualicen el mismo se eliminará del dispositivo.

Para desactivar un formulario active la casilla de verificación que se encuentra al lado del nombre del formulario en la columna Desactivar.

Si un usuario tiene en su dispositivo formularios completados y guardados que no se han enviado al servidor y el formulario esta desactivado, cuando intente enviarlos verá un mensaje de Error indicandole que el formulario ha sido bloqueado. Si los resultados son importantes el administrador deberá activar el formulario momentaneamente para poder subir los formularios guardados.

Puede mostrar u ocultar todos los formularios desactivados en la casilla Mostrar formularios descativados.

Obtener link público del formulario

También puede generar links públicos de los formularios para que puedan llenarse por cualquier persona como formularios web. Para esto haga clic en el botón Obtener enlace al lado del formulario en la columna Acción.

Luego en el cuadro de dialogo que aparece de clic en el botón Enlace Web, puede copiarlo al portapapeles con la opción Copiar Hipervínculo.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

• Si el formulario tiene restricciones por roles el link público no funcionará.
• El enlace público no caduca. Si desea detener los envíos de usuarios anónimos debe eliminar el enlace haciendo clic en el botón Obtener enlace y luego seleccionando eliminar.

Cuando un usuario completa un formulario a través de un enlace anonimo, campañas o tareas por email puede ver un mensaje de confirmación del envio del formulario como el siguiente:

Visualización directa de formularios web

Adicionalmente, si usted esta creando un formulario que se puede completar en web puede acceder directamente a él desde esta página dando clic en el ojo azul que aparece al lado del nombre del formulario en la columna Acción.

Identificar los tipos de formularios por colores

A psrtir de la versión 22.12 del servidor web se adiciona una columna adicional a la página de administración de formularios llamada Tipo la cual se deja en blanco si el formulario es un formulario de recopilación de datos estándar. De lo contrario se aplica un resaltado de color para ayudar a que el tipo de formulario se destaque. Los formularios se clasifican en los siguiente:

Tipo de formulario	Color de resaltado	Descripción
Supervisión	Naranja	Formulario usado en la consola para actualizar registros
Solo lectura	Morado	Formulario usado para ver datos del servidor pero que no envia ningun resultado al mismo.
Datos	Ninguno	Formulario de recolección de datos estandar