Contenido
Uso de tareas para establecer un sistema de seguimiento
Usted puede emplear los grupos de tareas desde datos existentes para crear tareas dinámicas que empleen un único formulario como formulario existente y nuevo formulario. Sin embargo, con el fin de evitar quedarse en un ciclo infinito debe definir filtros, ya sea un filtro de tareas o un filtro avanzado, que permita crear la tarea solo si se cumple la condición que se establezca.
El uso de filtros supone que el número de tareas se reduce después de cada ciclo. Es decir, en un sistema de seguimiento verifica que los hallazgos sean corregidos.
Ejemplo: Diseñaremos un formulario que registre eventos y el control de los mismos, si el evento ya se controló no deberá generar la tarea mientras que si no se ha controlado deberá generar una tarea que le recuerde que debe atender dicho evento.El siguiente video muestra el funcionamiento de este ejemplo:
Puede descargar el formulario AQUÍ.
Sin embargo, si quiere colocar restricciones al seguimiento como por ejemplo que los datos del evento no se puedan editar, puede hacer el seguimiento mediante dos formularios distintos que pertenezcan al mismo grupo. De forma tal que puede quitar las preguntas que no quiere modificar del segundo formulario o colocarlas dentro de una nota para informar al usuario del mismo. Luego cree un grupo de tareas que cree una tarea para atender el evento cada que se registre uno.
Formulario de hallazgo de eventos.
Formulario de atención de eventos.
El siguiente video muestra el funcionamiento completo de este ejemplo:
Uso de tareas en flujos de trabajo
Uno de los usos más prácticos de las tareas es asegurarse de que cada que se realice una etapa de un proceso el siguiente usuario deberá atender la parte que le corresponde y así sucesivamente hasta completarlo todo. Por ejemplo, en la venta de un producto de una empresa sin venta física directa. Se pueden tener 3 etapas con formularios distintos divididos de la siguiente forma:
Puede entonces crear un grupo de tareas a partir de datos existentes que se asegure que cada vez que se venda un producto o un grupo de productos cree una tarea para realizar el registro de alistado y otro grupo que implique que cada vez que se aliste un producto se cree una tarea para registrar la confirmación de recibido.
Así mismo puede ocultar los formularios de registro de alistado y de confirmación de recibido del dispositivo móvil para evitar que se realicen registros no asociados a una venta. El siguiente video muestra el funcionamiento completo de este ejemplo:
Uso de recordatorios de tareas para notificar tareas con estado demorada
De igual forma que se puede emplear el recordatorio de tareas para informarle a una persona que tiene una tarea pendiente, puede emplearse para informarle a un supervisor o a quien corresponda cuando un usuario no haya completado una tarea en el tiempo que se estipulo para ello.
Para tal caso simplemente debe colocar en el recordatorio como tiempo después un tiempo mayor al de la tarea. Tenga en cuenta el tiempo de inicio después de realizado el formulario inicial o el que actúa como disparador de la tarea. Es decir, si usted crea una tarea que inicia un minuto después de creada y que durara 5 minutos el tiempo del recordatorio para informarle que esta demorada debe ser 7 minutos o más ya que debe tener en cuenta que en realidad es después de 6 minutos de completado el formulario inicial que la tarea ingresará en este estado.
En el siguiente video puede ver con más detalle el funcionamiento de este ejemplo:
