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En Kontrolid los usuarios se agrupan por organización y a estos usted puede asignarle proyectos y roles. Para acceder a la página de usuarios en el módulo de inicio vaya a Usuarios y allí a usuarios núevamente.
En esta página de usuarios usted puede ver todos los usuarios de la organización o filtrar por privilegios, proyectos o roles. De cada usuario usted podrá observar el id, nombre y organización a la que pertenece.
NOTA: Para acceder al módulo de usuarios usted debe contar con privilegios de administrador.
Crear y editar usuarios
Para crear un nuevo usuario de clic en el botón verde Crear Usuario. Para editar un usuario existente de clic en el nombre del usuario.
Detalles del usuario
- Usuario: Es el identificador del usuario debe escribirse en minúscula y sin espacios, puede ser un correo electrónico.
- Nombre: Nombre del usuario, a diferencia del anterior no es necesario cumplir con caracteristicas especiales, sin embargo, aqui puede colocar información más detallada y/o descriptiva.
- Email: Dirección del correo electrónico del usuario.
Cuando crea un nuevo usuario vera un botón para seleccionar si establece una contraseña o envia un e-mail al usuario para que este pueda establecer su propia contraseña. Se recomienda enviar email a los usuarios analistas o administradores.
Si esta editando un usuario en cambio de las opciones para establecer contraseña verá una opción para cambiarla.
Adicionalmente, es importante definir los privilegios de los usuarios, asignar los proyectos y los roles.
Nota: a partir de la versión 22.02.39 del servidor el idioma por defecto para los usuarios es el mismo de la organización. Sin embargo, si el usuario desea cambiarlo puede hacerlo desde el icono de usuario.
Privilegios de usuarios (Grupos de seguridad)
Indique a que grupos y acciones tendrá acceso el usuario, realice esta asignación de forma adecuada y con la rigurosidad necesaria para que los usuarios puedan hacer exactamente lo requerido y no más o menos, pues una inadecuada asignación de privilegios puede afectar la operación de la organización e incluso ser un riesgo para la misma o para la información.
- Administrador- Admin. usuarios (Admin): Puede crear nuevos proyectos y usuarios y cambiar los permisos de acceso de los usuarios, pero sólo para la organización donde ha sido creado.
- Analista-Gestión de formularios, análisis y tareas (Analyst): Puede visualizar los datos enviados al servidor, pero sólo de los proyectos a los cuales ha sido asignado. Tiene acceso a Formularios, Análisis y Tareas.
- Enumerador- Captura de datos móvil y web (Enumerator): Puede hacer captura de datos en formularios móvil y web y enviar resultados.
- Consola – Formularios de Supervisión (Manage Data): Puede visualizar y hacer gestión con formularios de supervisión
- Gestión de Tareas (Manage Tasks): Puede hacer gestión de tareas sin acceso a los formularios
- Gestión de Roles (Security Manager): Puede hacer gestión de roles. Crear y asignar los mismos.
- Análisis – Sólo Visualizar Datos (View Data): Puede visualizar los datos enviados al servidor, limitado por restricciones de roles y en modo sólo lectura. A partir de la versión web 20.10 con este privilegio también es posible acceder al área de reportes del módulo de análisis.
- Sólo Visualizar Datos Propios (API) (View Own Data): Puede visualizar sus propios datos enviados al servidor y en modo sólo lectura.
Proyectos
Los usuarios solo podrán acceder a los formularios que se encuentran en los proyectos a los que se les ha dado acceso. Esto se puede utilizar para evitar que los enumeradores y analistas accedan a formularios en los que no están trabajando. Sin embargo, los usuarios con el grupo de seguridad de administrador siempre pueden tener acceso a cualquier proyecto.
Asigne los proyectos activando la casilla que aparece al lado del nombre del proyecto. La asignación de proyectos a usuarios tambien la puede hacer desde la página de gestión de proyectos, seleccionando el proyecto y asignando el usuario.
Roles
Asigne roles al usuario. Estos son un elemento de seguridad adicional que afecta el acceso a formularios y a información en el módulo de análisis. De forma similar a los proyectos esta asignación la puede hacer aqui directamente o desde la página de roles.
Organizaciones
Si se seleccionan varias organizaciones, el usuario podrá moverse entre ellas utilizando su perfil. Puede usar esta opción para darle a un usuario la capacidad de cambiar de organización incluso si no tiene el privilegio de administrador de la organización.
Creación y edición masiva de usuarios
De forma similar a la importación de proyectos para creación masiva, usted puede crear usuarios de forma masiva empleando una plantilla. Para descargar la plantilla vaya a la parte superior de la página de usuarios y seleccione Archivo -> Exportar XLS.
La plantilla contiene una columna para cada detalle de usuario, como ident (usuario), nombre de usuario, e-mail, contraseña, proyectos, roles, idioma y una por cada privilefio que le puede asignar.
Coloque usuario y nombre de forma obligatoria, e-mail y contraseña son opcionales. Por cada privilegio que quiera asignar al usuario coloque yes en la columna correspondiente, en la columna de proyectos (projects) coloque los proyectos separados por punto y coma (;), y de forma similar los roles en la columna de roles. El idioma (columna languaje) se refiere al idioma por defecto en el perfir del usuario, coloque “es” para español y “en” para inglés
Luego importe el archivo, adicionalmente se da la opción de eliminar los usuarios que no se encuentren en el archivo, solo debe activar la casilla indicada.
Evite la creación y asignación masiva en una organización con un amplio número de usuarios y proyectos en producción pues esta acción tiene implicaciones en todos los procesos activos. De ser necesario, programe esta actividad con tiempo y una ventana de ejecución apropiada para que tras el cambio pueda monitorear y corregir posibles afectaciones sin que los procesos de la organización se vean afectados.
Puede ver el siguiente video para profundizar en los procesos de creación masiva de usuarios y proyectos:
