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Hay 4 niveles de borrado de datos cada una más definitiva que la anterior.
- Marcar erróneo desde el módulo de análisis o eliminado desde consola
- Borrar todos los registros
- Eliminar el formulario y todos los registros
- Borrar el formulario y todos los registros.
Marcar erróneo desde el módulo de análisis o eliminado desde consola
Los registros marcados como erróneos o que se eliminan desde consola no se eliminan realmente, pero ya no aparecen en las exportaciones y no se utilizan al crear gráficos. Tampoco son visibles en la consola a menos que solicite específicamente verlos.
Nota: Marcar registros como erróneos o eliminados es la forma recomendada de eliminar registros que no desea. Deja un rastro de auditoría claro y se puede revertir fácilmente si es necesario.
Hay dos formas de hacer este proceso:
- Desde el módulo de análisis
- Desde la consola.
1. Marcado erróneo en el módulo de análisis
Para marcar un registro como erróneo simplemente en inicio vaya a análisis y allí seleccione el proyecto y cree una vista de tabla del formulario que contienen el registro a marcar. Para hacer esto, haga clic en el botón de la tabla, luego seleccioneel formulario y presione guardar. Para información más detallada del módulo de análisis visite la sección 6. Módulo de Análisis.
En la vista de tabla de clic sobre el registro en la columna Marcado erróneo, luego suministre un motivo, la columna cambiara de “No” a “Yes” y de verde a rojo, lo que indicará que el registro se marco correctamente como erróneo.
Restaurar registros marcados como erróneos
El proceso de restaurar un registro marcado como erróneo es muy sencillo pues simplemente debe dar clic nuevamente en el registro en la columna Marcado erróneo y proporcionar( o no) la razón de restauración.
Marcar eliminado desde consola
En la consola seleccione el proyecto, el formulario y luego el registro y de clic en el botón rojo Eliminar, en el cuadro de diálogo ingrese el motivo y confirme dando clic en el botón Eliminar.
Restaurar registro marcado como eliminado
Para restaurar un registro marcado como eliminado active la opción Incluir eliminados, seleccione el registro y de clic en el botón Recuperar en el cuadro de diálogo ingrese el motivo y confirme dando clic en el botón Recuperar.
2. Eliminar todos los registros
En el módulo de análisis seleccione el proyecto y cree una vista de tabla del formulario.Para hacer esto, haga clic en el botón de la tabla, luego seleccione el formulario y presione guardar. Para información más detallada del módulo de análisis visite la sección 6. Módulo de Análisis.
Luego haga clic en el botón lateral “<”.
Luego de clic en el botón Borrar Datos el sistema le pedirá confirmar la eliminación de datos en el formulario.
Restaurar todos los registros
Debajo del botón “Eliminar datos” está el botón “Restaurar datos”. Esto restaurará los datos al reproducir todos los envios.
Advertencia: Debido a que los registros se restauran a partir de los envíos iniciales sin procesar, si realizó alguna limpieza de datos o actualizó los datos a través de la consola, estos cambios se perderán.
Por lo tanto, se recomienda tener cuidado en estos procesos y realizar tanto la eliminación como la recuperación de todos los registros con la mayor atención y solo casos especiales. Adicionalmente, el proceso debe realizarse por usuarios administradores o que tienen clara la intención y pasos a seguir en cada proceso.
Todas las notificaciones asociadas se reenviarán en el proceso de restauración, asi que para evitar el reenvio innnecesario y excesivo de notificacionnes se recomienda desactivar las notificaciones asociadas al formulario de forma momentanea mientras se realiza la restauración.
De igual forma, no realice múltiples eliminaciones y recuperaciones consecutivas, pues estas acciones que muchas veces son producto de la urgencia suelen llevar a una perdidad de datos.
Si luego de leer este articulo aún duda del proceso o la necesidad de realizar o no el borrado o recuperación de todos los registros contactese con el área de soporte.
3. Eliminar el formulario y todos los registros
Para eliminar un formulario y todos sus registros vaya a el módulo de gestión de formularios, seleccionelo(s) y luego de clic en Eliminar formulario, se eliminará el formulario y todos sus registros.
Restaurar formularios eliminados
Para restaurar o recuperar formularios eliminados seleccione la opción Mostrar formularios eliminados, los formularios eliminados se mostrarán en rojo con la fecha y hora en que fueron eliminadas adjuntas a su nombre, luego seleccione el o los formularios a restaurar y finalmente de clic en el botón Recuperar Formularios.
Advertencia: Los formularios eliminados se borran automáticamente después de 90 días. Despues de esto no podrá recuperar el formulario.
Para información más detallada de la eliminación y recuperación de formularios consulte el artículo de gestión de formularios.
4. Borrar el formulario y todos los registros
Solo se pueden borrar los formularios eliminados. Siga los pasos para restaurar encuestas eliminadas, pero en lugar de hacer clic en “Restaurar formularios“, haga clic en “Borrar formularios“.
Advertencia: Al borrar un formulario el formulario y sus datos serán borrados del servidor y ya no los podrá recuperar.
Registros eliminados automáticamente
Cuando se actualiza un registro, el registro antiguo se marca como erróneo. Con motivo “reemplazado por..” o “Combinado con..” de acuerdo a la llave que haya generado la actualización.
